“Hier, ik heb maar even een lijstje voor je gemaakt”
5 Tips voor samenwerken met controlfreaks
Controle loslaten is voor iedereen wel eens moeilijk. Maar voor sommige ronduit onmogelijk. Neem bijvoorbeeld Tilly. Zij is één van onze ‘Zo ben ik nu eenmaal’ karakters uit de ‘Zo ben ik nu eenmaal’ show. Zij is dé controlefreak. De micromanager die honderden lijstjes maakt voor iedereen (inclusief haar man Frits) en uiteindelijk toch alles zelf doet. Controlefreaks zijn niet altijd makkelijk om mee samen te werken. Tilly bedoelt het bijvoorbeeld wel goed, maar toch roept haar gedrag bij anderen reacties op zoals: “rustig rustig!”, of “Oh nee! Ik wil jouw hulp niet”. Beide reacties werken absoluut niet bij Tilly. Integendeel, ze gaat dan juist harder door. Herkenbaar? Wat je wel kan doen is bedenken hoe jij wilt dat Tilly jou moet helpen, haar controle issues kanaliseren als het ware. Hier volgen 5 tips voor hoe je dat voor elkaar kunt krijgen.
Maak kennis met Tilly: dé control-freak van het kantoor
1. Stop met sussen en relativeren: maak ALLES belangrijk
In plaats van haar paniek te gaan relativeren, ga er keihard in mee. (Ja, ook als het gaat om of de stoelen recht genoeg staan). Neem het bloedserieus. Zo voelt zij zich gehoord. Pas als je het belangrijk maakt kun je er invloed op uitoefenen. Juist als je doel is dat er niet te lang bij wordt stilgestaan; maak het belangrijk, dan ben je er het snelst vanaf.
2. Creëer overzicht zonder haar te verwijten dat zij het verloren is
Stel haar de ‘waarom’ vraag om haar uit haar gejakker en brandjes blus modus te halen. “Waarom is dat belangrijk voor je? Hoe helpen we hier de klant mee?” Help haar overzicht te krijgen en prioriteiten te stellen, maar niet voordat je haar hebt laten voelen dat je de details net zo belangrijk vind als zij.
3. Zoek de goede bedoeling en complimenteer die
Als je op zoek gaat naar haar motief, wat meestal is dat ze je probeert te helpen, dan kan je makkelijker meedenken in wat zij eigenlijk wil. Zoek naar haar rede om jou de hele tijd te corrigeren. Waar zit haar zorg? Vul dit niet voor haar in, maar vraag ernaar en vraag erop door. Dan kan zij zelf bedenken dat die zorg misschien wel onterecht is. Tilly is zeer gevoelig voor kritiek. Zorg dat je elke vorm van feedback koppelt aan het benoemen of zien van haar goede intentie.
4. Neem haar NOOIT verantwoordelijkheden uit handen
Zoals in de to-do lijstjes, geef Tilly juist meer werk in plaats van minder. Neem nooit iets van haar af! Geef haar een belangrijke taak. Dan krijgt zij weer opnieuw het gevoel dat jij het net zo serieus neemt als zij. Dus loopt Tilly aan tegen een burn out? Geef haar niet de tip om rustiger aan te doen, maar om juist meer dingen te gaan doen waar ze energie van krijgt of van ontspant. Wil ze niets uit handen geven? Wijs dan op de belangrijke andere dingen waar ze niet aan toekomt door haar micromanagement. Vraag daarin meer resultaat. Nee zeggen betekent vaak dat je tegen iets anders JA zegt. Focus op die ja. Laat haar zelf tot de conclusie komen dat ze niet alles tegelijk kan. Help haar vervolgens door te benoemen waar ze mee mag stoppen als ze tijd te kort komt.
5. Probeer het niet samen te doen
Zorg ook dat je in vergaderingen de “wij” vorm vermijd. Zeg niet “Laten we nog even kijken hoe we….” want in de praktijk betekent dat vaak dat niemand het oppakt, behalve Tilly, die zich verantwoordelijk voelt. Hiertegen moet je als leidinggevende en collega’s Tilly een beetje beschermen. Maak duidelijk wie dit of dat gaat doen en wanneer het af is. Dat geeft Tilly een hoop rust. Moet je het allemaal samen met Tilly doen? Verdeel de taken. Jij de jouwe, ik de mijne. Daar gaat Tilly veel beter op dan “samen”. Wat wel samen kan: lekker de taken verdelen. Dat is voor haar een echt samen moment.
Bonustip: Neem haar mee naar de ‘Zo ben ik nu eenmaal’ show
Na het zien van de ‘Zo ben ik nu eenmaal’ show is er helemaal niks meer aan de hand. Zeg gewoon: “Tilly!” En de ander houdt heel snel zijn, haar of diens mond. “Mag ik heel even uitpraten? We willen niet een Tilly situatie op de werkvloer krijgen”. Niet dat jij een Tilly bent, maar ik heb nu wel even ruimte nodig. Of misschien komt ze er zelf wel mee, heeft ze zich herkent en kan ze Tilly gebruiken om dat aan te kondigen.
Benieuwd naar nog meer handige tips voor het omgaan met houding en gedrag van collega’s? Hier hebben we een aantal tips voor wat je nou moet met de collega die over iedereens grenzen heen walst. Of lees hier 10 tips voor het omgaan met de dinosaurus in de organisatie; de collega die de dingen graag doet zoals hij dat altijd al heeft gedaan, en niet zo gesteld is op verandering.
