“Het is nu eenmaal te druk”
Waarom tijdgebrek een onterecht smoesje is waar je tóch naar moet luisteren
In veranderprocessen voelt het vaak alsof de dagen in een versnelling staan, alsof de tijd weg glipt. Logisch; wanneer we de structuur of cultuur van een organisatie proberen te veranderen kost dat veel energie én tijd. Aan de andere kant is tijdgebrek ook een van de meest gehoorde excuses om niet te beginnen met veranderen. Hoewel we weten dat de verandering uiteindelijk ons allemaal tijd gaat opleveren: het lukt vaak juist niet om door het veranderproces heen te komen doordat de klok ons zo op de hielen zit. Vertragen om te versnellen? We weten allemaal dat het waar is, en toch leven we er niet naar. Hoe bewaar je je rust en reflectie in tijden van haast en verandering? In dit blog vertel ik je erover via een heel dagelijks haastig moment.
Jezelf voor je kop slaan momentjes
Mijn zoontje naar de oppas brengen is 10 minuten fietsen. Maar een paar weken geleden ontdekte ik een snellere route, waarbij ik 2 stoplichten ontwijk. Nu ben ik nog maar 8 minuten onderweg. Yes! Toch sta ik nu voor het stoplicht. Ik die bedacht had voortaan altijd de nieuwe route te nemen, was volautomatisch de oude route gereden (en dat was niet de eerste keer). Waar ben ik met mijn hoofd? Net nu ik het zo druk heb en die trein niet mag missen. Terug fietsen naar de afslag duurt alleen maar langer, er is geen andere optie dan wachten voor het stoplicht en mezelf voor m’n kop sla.
Meer tijdsdruk – minder aandacht
Terwijl ik wacht denk ik aan een onderzoek dat gedaan is onder theologiestudenten over compassie. Net na het verhaal bestudeerd te hebben over de Barmhartige Samaritaan moeten de studenten zich verplaatsen naar een ander gebouw om er een lezing te geven over diezelfde Samaritaan. Onderweg komen ze een man tegen die duidelijk hulp nodig heeft, een acteur welteverstaan. En wat blijkt, vrijwel alle studenten stappen langs de man in nood; zonder hem te helpen. De inhoud van het bestudeerde verhaal had geen enkele invloed op hun hulpvaardigheid. Alleen haast en zenuwen beïnvloeden hun gedrag. Hoe meer tijdsdruk, hoe minder aandacht ze hadden om de man op te merken en te helpen.
Haast maakt dat we doelloos in rondjes lopen
Zo ook ik. In mijn haast op tijd te komen ben ik zo met mijn gedachten ergens anders dat ik volautomatisch de oude weg fiets. Waardoor ik dus te laat kom. En dat terwijl ik anderen workshops geef over compassie en gedragsverandering. Wat een ironie. Blind zijn we, en inefficiënt, als we ons opgejaagd voelen. Oog voor een ander hebben is dan al helemaal moeilijk.
We “moeten” ons niet zo opgejaagd voelen
In organisaties gaat dat net zo. Bijvoorbeeld als er wordt bezuinigd, en er dus minder tijd is voor hetzelfde werk. En we tegelijkertijd een nieuw systeem moeten aanleren, of in nieuwe teams moeten werken, omdat dat betere resultaten oplevert. We moeten dan óók nog meer aandacht hebben voor de cliënt, onze routines veranderen en er is minder personeel, dus minder tijd voor dit alles. Hoe doe je dat? Oja, we moeten ons gewoon niet opgejaagd voelen. Nog iets wat we moéten. Want de klant of cliënt mag het natuurlijk niet merken. In al dat moeten rest ons vaak nog maar één ding: Het te pas en te onpas als argument te gebruiken. “Daar kan ik niks aan doen, dat is het tijdsgebrek.”
Reflectie als sleutel
In organisaties waar wij werken helpen we met mensen voorbij het tijdsgebrek argument te kijken. Toch werkt het in mijn eigen leven net zo. Als ik gestrest ben kijk ik 10 keer vaker op mijn telefoon om te zien hoe laat het is en moet ik soms wel 3 keer terug lopen naar de keuken omdat ik vergat wat ik ook alweer wilde gaan halen. Ik zit het liefste een domme tv serie te kijken als ik een deadline heb. Het ergste is: ik mediteer elke dag 10 minuten, maar toen ik het écht heel druk had stopte ik daar natuurlijk tijdelijk mee; daar had ik natuurlijk geen tijd meer voor. Dom!
Reflectiemomenten inbouwen levert meer tijd op dan het kost
Daar ligt dan ook het antwoord: onderdruk de impuls om harder te gaan lopen als je het druk hebt. Bouw reflectiemomenten in. Sommige bedrijven doen het al: twee keer per dag 10 minuten verplicht niets doen instellen voor alle medewerkers. Of een hele afdeling 3 maanden tijd half vrij roosteren om een verandering eigen te maken. Het schijnt uiteindelijk meer tijd op te leveren dan het kost. Toch is het precies wat de meeste organisaties niet doen. Om dezelfde redenen als waarom de medewerkers het zelf niet doen: daar hebben we namelijk geen tijd voor.
Reflectie in actie: begin klein
Reflectiemomenten deel maken van je dagelijkse werksfeer voelt misschien als een gigantische berg – juist wanneer je druk bent. Al helemaal als je leiding geeft aan een veranderproces en niet alleen jezelf, maar ook al je medewerkers rond ziet rennen. Maar we hoeven niet gelijk de hele berg te beklimmen. Begin klein en begin bij jezelf. Beetje bij beetje, zodat het de kans krijgt om zich gestaag te wortelen in je gewoontes.
Ik besluit het maar direct in de praktijk te brengen en even diep in en uit ademen. Ik parkeer mijn fiets op het station. Als ik zie dat ik weer de trein gemist heb besluit ik dit keer eens niet te schelden op de NS, of mijn mail te checken. Maar ze dankbaar te zijn. Dankbaar dat ik na al dat gehaast en in mijn eigen hoofd opgesloten gezeten te hebben, een half uur op de trein mag wachten. Een half uur waarin ik niets kan en ga doen behalve er helemaal zijn voor een ieder die op mijn pad komt. Ben ik zo toch nog een beetje een barmhartige Samaritaan.
Studio Spaak: een spaak in het wiel van jullie routines
Heb je een zetje nodig? Of een helpende hand? Bij Studio Spaak laten wij organisaties ervaren dat verandering ook ontspannen kan. Wij steken graag een spaak in de routines van alledag om jullie op een komische wijze te dwingen even samen stil te staan: om daarna nog sneller en doelgerichter resultaten te halen. Boek de ‘Zo ben ik nu eenmaal’ show of neem contact met ons op om te zien wat wij voor jullie kunnen betekenen.
