Tips bij het organiseren van feedback en confrontatie tussen je medewerkers
Je hebt het zelf misschien ook wel eens geprobeerd. De confrontatie aan gaan met een collega is heel lastig. Het brein van de ander gaat in de slachtoffer modus en raakt verlamd door “Zie je wel ik doe ook altijd alles verkeerd”. Of je bent te direct, of te hard. Dan komt de boodschap niet aan. Het brein van de ander gaat op slot, de ander zal het jou verwijten en boos worden. Jammer, want dit soort momenten zijn mooie kansen voor zelfreflectie. Maar hoe kan het anders?
In dit blog ga ik in op hoe je tijdens een veranderproces momenten van feedback kunt faciliteren, waardoor het aangaan van de confrontatie met collega’s makkelijker en ontspannener verloopt. Iets voor jou? Lees dan snel verder.
Confrontatie: Vermijden in plaats van aangaan
Stel er loopt iets spaak op de werkvloer. Dat komt in de beste teams (en huwelijken) voor, we zijn immers allemaal anders. Maar hoe ga je ermee om? De meest gekozen oplossing is: vermijding. De meeste mensen gaan niet alleen confrontatie uit de weg, maar ook het veroorzaken van confrontatie. Daardoor geven we elkaar zelden tot geen feedback over ons gedrag. Terwijl we natuurlijk wel van alles van elkaars gedrag vinden en ook best zouden willen weten hoe we overkomen op anderen.
Ook tijdens verandertrajecten is er vaak confrontatie nodig en houden we het toch liever algemeen. Om te zorgen dat mensen niet in de weerstand schieten geven leidinggevenden niet echt duidelijk aan welk gedrag wel en niet helpend is voor de transitie. Daardoor kunnen mensen hun eigen zelfregulerende vermogen niet inschakelen om hun gedrag aan te passen en blijven ze doorgaan op oude voet. Terwijl ze vaak best wel iets zouden willen veranderen.
In beide voorbeelden krijgt een gebrek aan confrontatie, en ons ingebakken patroon van vermijding, veel nadelige gevolgen voor de samenwerking en verandering. Door confrontaties te omzeilen vermijden we in eerste instantie gedoe, maar vermijden we ook dat mensen in actie en tot zelfreflectie komen, wat op lange termijn een stuk meer gedoe oplevert. Hoe dan wel? Lees verder onder de afbeelding.
Confronteren: Wie moet het doen?
Eerst even dit: wiens taak is het eigenlijk? Het grootste misverstand op elke werkvloer is nog steeds dat medewerkers confrontatie vaak zien als de taak van de leidinggevende, terwijl leidinggevenden juist denken: spreek elkaar eens wat vaker aan! Beiden hebben gelijk. Als het gaat over functioneren in algehele zin dan is het absoluut belangrijk dat collega’s door hun leidinggevende worden aangestuurd en bijgestuurd. Ook ligt er een taak bij de leidinggevende om duidelijk aan te geven wat er van medewerkers verwacht wordt in de uiteindelijke resultaten of richting waar jullie als team op willen. Maar op alle andere gebieden: de dagelijkse samenwerking, de uitvoering van taken en de toepassing van de grote richting? Daar werkt het juist averechts als een leidinggevende zich ermee bemoeit.
We zien aan de lopende band de kwalijke gevolgen van teams waar collega’s komen klagen bij de leidinggevende over het niet functioneren van andere collega’s, zonder dat de collega in kwestie dit zelf te horen krijgt. Feedback werkt het best als ze gegeven wordt door degene die er zelf direct last van heeft. Jij vindt het toch ook fijner als iemand zegt “ik heb er last van als jij…” dan als er wordt gezegd: ” Er zijn mensen die last hebben van jou.. maar ik zeg niet wie”
Hoe kom je wel tot confrontatie en zelfreflectie?
Goede feedback geven is dus iets wat iedereen in de organisatie moet doen, zowel de leidinggevenden, als de medewerkers. En wat dan ook nuttig is om in bijscholing aandacht aan te besteden. Maar daarnaast kan het ook heel verfrissend zijn om naast de interne feedback, ook af en toe externe feedback te organiseren.
Daarom raden wij organisaties altijd aan: Zorg dat er momenten van confrontatie in jouw verandertraject voorkomen. Het liefst in verschillende vormen. Het beste werkt een combinatie van plenaire spiegeling en individuele feedback. Waarbij je ook afwisselt tussen momenten waarop je door een buitenstaander gespiegeld wordt en momenten waarop collega’s elkáar spiegelen.
Het is voor jou als collega immers veel moeilijker om collega’s te confronteren dan voor een buitenstaander. Jij weet immers dat je nog maanden of jaren met diegene door een deur moet. Wij, van studio Spaak, zijn na een dag of traject weer vertrokken. Anderzijds kun je ook niet alles door buitenstaanders laten oplossen: juist omdat veranderbureau’s en trainers ook weer weg gaan is het belangrijk dat collega’s zelf de vaardigheden hebben opgedaan om de nieuwe cultuur van constructieve confrontatie te kunnen voortzetten waar nodig.
Hieronder geef ik je we wat suggesties hoe het faciliteren van confrontatie en zelfreflectie eruit kan zien; zowel plenair als individueel. Zowel met feiten als via gebruik van fictie.
Plenaire spiegeling
Voor sommige mensen werkt het confronterend om keiharde cijfers te zien. De klantreviews, de resultaten, een enquête onder de medewerkers waarbij ze hun tevredenheid over de leidinggevende een cijfer moeten geven. Voor anderen werkt het goed om een patiënt anoniem te horen vertellen over zijn ervaring met jouw ziekenhuis of een klant over fouten die gemaakt worden. Welke vorm je ook kiest; wees duidelijk over wat er verbeterd moet worden maar ook over de verbetersuggesties waarmee collega’s het beter kunnen doen. Deel niet alleen wat je niet wilt, maar ook wat je wél wilt zien en wat er al wel goed gaat. Wat kun je nog meer doen? Dat lees je verder onder de afbeelding.
Zelfreflectie door middel van theater
Bij moeilijke boodschappen kun je ook de magische kracht van het theater gebruiken. Oscar Wilde zei niet voor niets: “If you want to tell people the truth, make them laugh or they’ll kill you”
Dit gebruik je vooral als de feiten niet zo duidelijk zijn, als het gaat om situaties houding of gedrag dat niet simpel in een schema of MTO te vangen is. Maar dat wel essentieel is voor de verandering die je wilt zien; bijvoorbeeld als het gaat over cultuurverandering.
Als situaties zo levensecht worden nagespeeld dat jij echt mee kunt voelen dan hoef je de crisis niet zelf mee te maken om in beweging te komen. Als personages zo levensecht jou naspelen, dan ga je op jezelf reflecteren. Je kunt dan je conclusie trekken; zo wil ik niet worden, het wordt tijd voor verandering. Maar bovenal: door humor te gebruiken kun je veel scherper zijn in je feedback. Als mensen kunnen lachen om wat je zegt, mag je ineens veel meer zeggen. Gek he? Wij maken daar met studio Spaak optimaal gebruik van in onze “Zo ben ik nu eenmaal” show. Maar ook door een scene of filmpje op maat te maken over de veelvoorkomende valkuilen van medewerkers in je organisatie helpen wij om de beoogde verandering urgent en voelbaar te maken.
Individuele feedback
Naast algemene confrontatie is ook individuele feedback belangrijk. Wij bieden om die reden niet alleen plenaire sessies aan, maar ook sessies in subgroepen. Waar je met een klein groepje onder begeleiding van een acteur en trainer zelf tegen de lamp mag lopen en in gesprek gaat. De sociale veiligheid is enorm belangrijk, daarom is het van belang om te werken in kleine groepen, zodat mensen zich makkelijker open stellen. Daarnaast is het ervaringsaspect van belang: we kunnen allemaal goed praten over wat we zouden moeten doen, maar in een rollenspel zie je pas echt wat het effect is van je gedrag.
De toon die de muziek maakt
Welke interventie je ook kiest; het belangrijkste is: zorg voor de juiste toon. Een toon van humor en empathie. Een toon van oordeelloosheid die tegelijk direct durft te zijn. Zo heb je het meeste kans dat mensen écht tot zelfreflectie over gaan. We kunnen natuurlijk proberen die toon te beschrijven in dit blog, maar het lastige is; die klinkt bij iedereen anders. Zoals de vrouw in onze training die zo hard probeerde niet lomp over te komen dat ze juist wel lomp overkwam… Of de man die dacht dat hij heel direct was, maar eigenlijk veel te aardig klonk bij alles wat hij zei; puur door zijn uitstraling en de toon van zijn stem. Om je hiermee verder te helpen zullen we je toch echt moeten zien en horen. Om ook onze toon als trainers en acteurs perfect op jou te kunnen laten aansluiten; zodat onze confrontatie voelt als een kado in plaats van een klap in je gezicht.
Ook de toon van plenaire interventies komt heel precies. Onze ‘Zo ben ik nu eenmaal’ show speelden we al voor meer dan 200 organisaties, dus die heeft voor allerlei publiek de juiste vorm. Maar scenes op maat? Dat vraagt om nauwkeurig onderzoek naar wat er bij jouw doelgroep en sector het beste werkt.
Is je interesse gewekt? Maak snel een afspraak voor een gratis “sparren met studio spaak” sessie dan kijken we samen hoe we het veranderproces in jouw organisatie op een ontspannen manier kunnen aanpakken. En wie weet mogen we jou dan ook op een lichte manier confronteren en tot zelfreflectie brengen.
